12 Aug Tổ chức hội nghị ngoài trời : Xu hướng tất yếu của ngành Dịch vụ lưu trú
Gần đây, các hệ thống khách sạn, resort đang có trào lưu chuyển trang thiết bị, tiện nghi phục vụ hội họp ra ngoài trời trong một nỗ lực làm mới để tăng khả năng cạnh tranh.
Khách sạn Hilton Orlando (Florida, Mỹ) với 1.417 phòng gần đây đã đầu tư 2,1 triệu USD mở một không gian ngoài trời gần 5.000m2, có khả năng chứa 3.000 người với mục đích phục vụ hội nghị của khách hàng, dự kiến hoàn thành vào tháng 10 năm nay.
Ông Doug Gehret, Tổng giám đốc Khách sạn Hilton Orlando tự tin nói: “Không gian ngoài trời hoàn toàn đáp ứng được tiêu chuẩn một hội nghị lớn do được lắp đặt trang thiết bị có công nghệ tốt nhất, đủ khả năng phục vụ các sự kiện âm nhạc, triễn lãm…”.
Cuộc đua xây dựng không gian hội nghị ngoài trời càng sôi nổi khi cùng lúc nhiều khách sạn trên khắp thế giới gia nhập lĩnh vực này, như khách sạn Promenade sử dụng 1.000m2 ngoài trời cho mục đích này hay Dolce Hotels and Resorts cho biết vào đầu quý II/2014 sẽ xây dựng một khu vực hội nghị mở với không gian cây xanh, hồ nước.
Ông Goldstein, CEO Dolce Hotels and Resorts, cho biết, chúng tôi nhìn thấy nhiều tiềm năng đầu tư vào không gian ngoài trời vì khu vực khách sạn hoàn toàn được bao phủ bởi màu xanh của cây cối, có tầm nhìn đẹp, hướng ra cảnh quan bên ngoài, sẽ tạo điểm nhấn khác biệt cho khách sạn.
Nhu cầu khách hàng
Việc hoạch định không gian hội nghị ngoài trời xuất phát từ nhu cầu khách hàng hơn là từ chiến lược kinh doanh của các khách sạn. Cách đây 10 năm, Khách sạn Colony (Palm Beach, Florida, Mỹ) đã đi trước trong việc tạo ra không gian hội nghị mở từ yêu cầu của một công ty tổ chức sự kiện.
Theo ông Ruth Young, Giám đốc bán hàng và Tiếp thị Khách sạn Colony, ngày càng có nhiều khách hàng không muốn tổ chức hội nghị trong phòng kín, đã dẫn đến việc có nhiều khách sạn xây dựng điểm họp ngoài trời, bây giờ trở nên phổ biến đến mức muốn cạnh tranh thắng lợị, không thể không có không gian đầy thú vị này.
Ông Goldstein, bộ phận bán hàng của Dolce Hotels and Resorts cũng cho biết, thường xuyên nhận được những yêu cầu tổ chức hội họp, tiệc tùng trong không gian mở. “Các đơn vị tổ chức hội nghị thường nói với chúng tôi họ muốn điều gì khác biệt, nhất là một không gian tràn ngập ánh sáng tự nhiên” – ông nhấn mạnh.
“Không gian ngoài trời không quá xa lạ với chúng tôi khi đã thường xuyên tổ chức đám cưới, tiệc lớn, hay những đêm khiêu vũ,… Giờ đây chỉ đơn giản là sắp xếp lại mọi trang thiết bị cho phù hợp các chương trình hội nghị”, Doug Gehret nói.
Lợi thế và thử thách
Ông Gehret cho rằng, không gian hội nghị ngoài trời sẽ cung cấp những điểm thư giãn thoải mái thay vì bị nhồi nhét vào một căn phòng với bốn bức tường như trước đây. Người tham dự hội nghị sẽ có cảm giác được chào đón thân tình và có nhiều thời gian hòa mình với thiên nhiên.
Theo ông Michael Lyons Giám đốc Americas Incentive, công ty chuyên tổ chức hội nghị và triển lãm, đưa hội nghị ra ngoài trời cũng tương tự với việc các trường học cho học sinh dã ngoại. Khi bước ra ngoài trời, cái cảm giác học thuật của hội nghị sẽ được mềm hóa, thay vào đó làm tăng sức sống từ việc hưởng thụ ánh nắng mặt trời và không khí trong lành sẽ giúp hội nghị thành công hơn.
Nhưng lợi thế của hội nghị ngoài trời không phải không chứa đựng những thách thức. Điểm cốt lõi nhất đến từ thời tiết.
Ông Goldstein cho rằng, mưa, tuyết rơi dày hay trời quá nóng là những tác nhân phải hoãn hay hủy hội nghị. Lúc đó, phải có phương án dự phòng là chuyển hội nghị vào bên trong khách sạn. Điều này sẽ gây tốn kém nhân lực và chi phí. Công nghệ cũng là một thách thức khác, đó là hình chiếu thường dùng trong hội nghị sẽ mờ sáng khi ra gặp ánh sáng tự nhiên hay âm thanh bị pha loãng do không có cách âm như trong phòng.
Mốt nhất thời hay xu hướng?
Một câu hỏi đặt ra, liệu tổ chức hội nghị ngoài trời là mốt nhất thời hay xu hướng thực?
Ông Michael Lyons nhìn nhận, rõ ràng đây là điểm khởi đầu của một xu hướng và sẽ tiếp tục trong tương lai. Rất nhiều khách sạn đã nhận ra cơ hội khi tạo ra không gian hội nghị ngoài trời. Nhiều trong số đó đã sẵn có không gian thực thụ và chỉ cần chuyển đổi một số tính năng để đáp ứng tiêu chuẩn hội nghị.
Nhiều khách sạn đã bắt đầu tiếp thị dịch vụ này và doanh số tăng thêm khá tốt so với những khách sạn chỉ có không gian hội nghị truyền thống. “Đây rõ ràng là một khuynh hướng có thực và nó sẽ mang lại nhiều cơ hội sáng tạo một khi bạn nắm trong tay dịch vị hội nghị ngoài trời”, ông Michael Lyons kết luận.
Ông Gehret cùng suy nghĩ ấy và cho rằng: “Khách sạn chúng tôi đã có kinh nghiệm tổ chức những tiệc lớn ngoài trời và giờ đây những kinh nghiệm đó sẽ được đưa vào tổ chức hội nghị”.
Tại Việt Nam, không nhiều Khách sạn hay Resort có đủ khuôn viên hay không gian để tổ chức hội họp ngoài trời. Madagui Forest City với diện tích sử dụng lên đến 600 hecta với rất nhiều quảng trường và không gian mở cực kì phù hợp với những hội nghị ngoài trời,những buổi tiệc nướng và buffet cho các công ty với quy mô nhân sự trung bình và lớn.